Het eerste tabblad dat je ziet als je de instellingen opent, is 'Autoherkenning'. Autoherkenning wordt gebruikt om bankmutaties automatisch te boeken. Bij het inlezen wordt de omschrijving vergeleken met de lijst die hier is aangemaakt, waarna de het gekozen grootboek en de btw rubriek aan de regel wordt gekoppeld. Voor het toevoegen van een nieuwe omschrijving, klik je op . Je kunt vervolgens de omschrijving invoeren. Na het toevoegen van een omschrijving, kun je deze omschrijving selecteren en uit de lijst met rubriceringen de juiste rubricering kiezen. Ook de lijst BTW Rubricering kun je vervolgens ook de btw rubriek selecteren. De gegevens kun je opslaan door rechtsbeneden op de diskette te klikken.

Eventueel kun je ook het veld 'Omschrijving na herkenning' invoeren. Als hier iets staat, wordt de omschrijving van de betreffende regel overschreven door hetgeen hier staat.

Voorbeelden van autoherkenning zijn een kenteken in geval van motorrijtuigenbelasting, een polisnummer bij verzekeringen of rente- en bankkosten.

Het volgende tabblad heet 'Banken'. In dit tabblad kun je aangeven welke bankrekeningen de onderneming gebruikt. Deze moeten worden ingevuld voordat de betreffende bankrekening kan worden ingelezen. Dit scherm ziet er als volgt uit:

Voor het toevoegen van een nieuwe rekening, klik je op . Je kunt vervolgens de weergavenaam invoeren. Na het invoeren van de weergavenaam, kun je nog de overige velden vullen: de bank, het IBAN, de BIC (deze wordt bij bekende banken automatisch gevuld) en de rubriek waar de rekening aan gekoppeld moet worden. Indien er geen vrije rubriek meer is, kun je via het tabblad 'Grootboek' een nieuwe rubriek toevoegen.

In het tabblad 'BTW' kun je de BTW tarieven wijzigen. Hiervoor selecteer je de datum waarop de wijziging in gaat en verander je het hoge en lage btw tarief. Zodra je op de diskette klikt, worden de wijzigingen opgeslagen.

In het tabblad 'Bedrijfsgegevens' kun je de gegevens van het bedrijf invoeren. Deze gegevens worden o.a. gebruikt voor de jaarrekening en de verkoopfactuur.

Ook vindt je op deze pagina je referral link. Deze link kun je gebruiken om zelf geld te verdienen met ZO Boekhouden. Voor iedere gebruiker die zich aanmeld via deze link, ontvang jij EUR 2,50. Dit bedrag wordt verrekend met het bedrag dat je moet betalen. Indien het te ontvangen bedrag hoger is dan het bedrag dat je moet betalen, storten wij het bedrag maandelijks op je rekening.

In het tabblad 'Factuurdata' kun je de gegevens met betrekking tot de facturatie invoeren.

Door op het grijze vlak onder Header te klikken, kun je een afbeelding selecteren die als logo op de factuur wordt gebruikt.

In dit tabblad kun je ook eventueel gegevens voor de G-Rekening invoeren. Deze gegevens worden overgenomen op de factuur. Als laatste kun je de gegevens van Mollie invoeren, zodat de klant een betaallink krijgt bij iedere factuur of, indien er een machtiging is, de factuur automatisch wordt geincasseerd. Indien je nog geen Mollie account hebt, kun je deze gratis aanmaken via www.mollie.nl. Bij Mollie betaal je per geslaagde transactie, zonder maandelijks abonnement.

In het tabblad 'Email' kun je de e-mail instellingen invoeren.

De gegevens die hier worden ingevuld, worden gebruikt voor het per mail verzenden van de facturen. Je kunt de ingevoerde gegevens controleren door op het envelopje rechts beneden in het scherm te klikken. Er wordt dan een testmail naar je eigen mailadres gestuurd. Indien deze mail niet verzonden kan worden, krijg je hier een melding van.

In het tabblad 'Boekjaar' kun je het huidige boekjaar aanpassen.

Voor het aanpassen van het boekjaar, selecteer je het betreffende jaar uit de lijst en klik je vervolgens op de diskette.

Naast het wijzigen van een boekjaar, kun je ook het boekjaar afsluiten. Hiervoor klik je op het slotje onder het boekjaar. Let op: Dit is niet ongedaan te maken!
Bij het sluiten van een boekjaar kun je een aantal automatische journaalposten laten maken.
Door een vinkje te zetten voor "Salderen vermogen bij sluiten boekjaar", worden alle grootboeken die zijn gekoppeld aan de rubricering 'Eigen vermogen', gesaldeerd op grootboek 600. De originele naam van dit grootboek is "Gestort en opgevraagd kapitaal". Voor eenmanszaken raden wij aan dit grootboek te hernoemen naar "Eigen vermogen".
Een vinkje voor "Salderen btw bij sluiten boekjaar" zorgt ervoor dat de saldi van de btw grootboeken (Af te dragen, Voorbelasting en betaalde btw) worden gesaldeerd. Hierbij wordt gekeken of dit een te betalen of te ontvangen bedrag is, en wordt er ook afhankelijk van dit saldo een journaalpost gemaakt.

Het laatste tabblad van de instellingen is 'Grootboek'

In dit tabblad kun je het rekeningschema wijzigen. In het programma staat al een standaard rekeningschema. Afhankelijk van het type bedrijf, kun je aanvinken welke grootboeken je wilt gebruiken. Ook kun je per grootboek selecteren waar deze gerubriceerd moet worden en wat de standaard btw rubriek voor dit grootboek is. Over het algemeen worden de volgende regels gehanteerd met betrekking tot het rekeningschema:

1. Grootboeken < 4000 zijn balans rekeningen
2. Grootboeken 4000 - 8999 zijn verlies- en winstrekeningen
3. Grootboeken > 9000 hebben betrekking op prive mutaties

De groep 4000 - 8999 kan als volgt verdeeld worden:

1. 4000-4099: Personeelskosten
2. 4100-4199: Huisvestingskosten
3. 4200-4299: Onderhoud activa
4. 4300-4399: Kantoorkosten
5. 4400-4499: Autokosten
6. 4500-4599: Verkoopkosten
7. 4600-4699: Algemene kosten
8. 4700-4799: Financiële baten en lasten
9. 4800-4899: Afschrijvingen
10. 4900-4999: Belastingen
11. 7000-7999: Inkopen
12. 8000-8999: Verkopen

Zodra je de de klantgegevens opent, kom je in het tabblad 'Gegevens'. Hier staan de algemene gegevens van de klant.

In dit scherm zijn 3 velden van belang: De naam, het e-mailadres en het factuuadres. Bij het factuuradres dien je het adres in te vullen zoals het op de factuur moet komen te staan, dit wil zeggen inclusief de bedrijfnaam en eventueel de ter attentie van. Naar het e-mailadres dat hier is ingevuld worden de facturen verzonden. Je kunt meerdere e-mailadres invullen door een ; tussen de adressen te doen.

Als je een koppeling hebt gemaakt met Mollie, kun je via hier de klant toevoegen aan Mollie en hem aanmelden voor automatische incasso. Nadat je op aanmelden hebt geklikt bij automatische incasso, wordt er een e-mail opgesteld voor de klant waarbij een betaallink wordt gestuurd voor EUR 0,01. De machtiging wordt verstrekt door betaling van dit bedrag.

Als het vinkje bij 'Automatische factuur niet mailen' aan staat, wordt de herhaalfactuur wel aangemaakt, maar niet aan de klant gestuurd. Dit wordt o.a. gebruikt bij VVE's of particuliere klanten.

In het tweede tabblad van de klantgegevens kun je de verzonden facturen vinden. Zodra een factuur geselecteerd wordt, wordt ook het aan deze factuur gekoppelde bestand zichtbaar.

Als er is gekozen voor een herhaalfrequentie, kan deze hier gewijzigd worden. Zodra een frequentie gestopt moet worden, kun je deze op eenmalig zetten. Er wordt dan geen volgende factuur meer verzonden.

Door middel van het icoon van de prullenbak wordt een factuur verwijderd. Deze wordt omgezet naar een offerte, waardoor hij uit de administratie verdwijnt. Wel kan hij eenvoudig opnieuw aangemaakt worden, zie hiervoor de uitleg onder het kopje Offertes.

Als je op het icoon van de enveloppe klikt, wordt de factuur opnieuw aan de klant verzonden.

Offertes die verzonden zijn, kunnen in het tabblad 'Offertes' bekeken worden.

Zodra een klant een offerte goedkeurt, druk je op de knop 'Naar factuur'. De offerte wordt dan omgezet naar een factuur, waarbij je de kans krijgt de regels aan te passen.

Als je op het icoon van de enveloppe klikt, wordt de offerte opnieuw aan de klant verzonden.

Als een klant te laat is met betalen, kan vanuit ZO Boekhouden een herinnering worden gestuurd. Deze herinnering is opgesteld in samenwerking met Agin Otten Gerechtsdeurwaarders, waardoor hij voldoet aan de eisen van een herinnering.

In het tabblad 'Dossier' worden de verzonden herinneringen opgeslagen. Zodra je een dossiernummer selecteerd, kun je de bijhorende factuur en de verzonden herinnering zien.

Als ondernemer wil je snel kunnen zien wat de resultaten van het huidige boekjaar zijn en wat de waarde van het bedrijf is. Dit inzicht krijg je door een actuele balans en resultaten overzicht. Onderstaand overzicht is opgenomen in ZO Boekhouden, onder de knop 'Balans en resultaat'.

Dit overzicht kun je door middel van een klik op het adobe logo linksboven eenvoudig exporteren naar PDF.

Het is gebruikelijk om de balans en resultatenrekening af te ronden. Indien je echter de bedragen met 2 cijfers achter de komma wilt zien, kan dit door een vink te zetten voor 'Niet afronden'.

Je kunt zelf bepalen tot wanneer hij de cijfers moet laten zien. Standaard is deze ingesteld tot de huidige datum, tenzij het geselecteerde boekjaar niet het huidige jaar is. Dan betreft de selectie het hele boekjaar.

Via 'Mutaties' > 'Overzicht' kom je in het scherm waar alle mutaties in een betreffende periode staan.

Deze mutaties zijn gerangschikt per jaarrekening rubriek, welke je kunt openklappen om de bijhorende grootboeken te zien. Zodra je op een grootboek klikt, zie je de mutaties op dit grootboek. Op balansrekeningen worden alle mutaties voor de 'van' datum, samengevoegd onder 1 regel 'beginbalans'.

Door middel van het klikken op de rechtermuisknop in het veld met mutaties, kun je de mutaties naar Excel exporteren. Hiervoor zijn er 3 mogelijkheden:

1. Huidige grootboekmutaties
2. Alle grootboekmutaties
3. Mutaties per maand

De eerste 2 spreken voor zich, de laatste exporteerd de mutaties, waarbij volgens de volgorde links in het scherm, de saldi op een grootboek per maand zichtbaar wordt in Excel. Aan de hand van dit overzicht is het eenvoudig om het verloop van een bepaald grootboek te controleren, en zo te zien of er in een maand bepaalde journaalposten / kosten niet goed zijn. Ook kan er zo makkelijk een analyse gemaakt worden van de behaalde resultaten ten opzichte van de prognose.

De meest gebruikte mutatie is de bankmutatie. Via 'Mutaties' > 'Invoeren' > 'Bank' kom je in het scherm waar de bankmutaties kunnen worden ingevoerd / ingelezen.

De bankmutaties kunnen op 3 manieren worden ingevoerd:

1. Selecteren van het bestand met mutaties
2. Slepen van het bestand met mutaties
3. Handmatig invoeren

Instructie over hoe mutaties moeten worden gedownload, staan onder 'Download mutaties'.

Selecteren bestand

De eerste optie is het selecteren van het bestand met de mutaties.
Hiervoor klik je op het logo naast de banknaam, links boven in het scherm. Er wordt een nieuw venster geopend waar je het betreffende bestand kunt selecteren. Na het selecteren, zullen de mutaties automatisch in het overzicht verschijnen.

Slepen naar het programma

De tweede optie is om het bestand met de mutaties naar de software te slepen. (Drag & Drop)
Hiervoor selecteer je het bestand, en sleep je het naar het veld met de mutaties, rechtsbeneden in het mutatie scherm. De mutaties worden vervolgens automatisch ingelezen.

Handmatig invoeren

Uiteraard heeft het altijd de voorkeur om mutaties in te lezen. Desondanks kan het nodig zijn om mutaties handmatig in te voeren. Om dit te kunnen, zal het vakje voor "Handmatig boeken" (onder de datum selectie), aangevinkt moeten worden. Zodra je dit doet verschijnen er 2 iconen. De eerste links van het vinkje: een groene plus. Hiermee kun je een nieuwe regel toevoegen. De tweede verschijnt links beneden in het scherm (als je een mutatie geselecteerd hebt). Dit is een prullenbak, om een mutatie te verwijderen.

Automatisch herkennen

Tijdens het automatisch inlezen van de mutaties worden alle regels getoetst aan de hand van de herkenningsregels die kunnen worden ingesteld via instellingen. Ook wordt, indien er een factuurnummer uit de omschrijving gehaald is, gekeken of de betreffende mutaties op de crediteuren of debiteurenlijst staat. Bij herkenning op de debiteuren / crediteurenlijst, wordt de mutatie toegevoegd aan een controle lijst. Nadat alle mutaties bekeken zijn, verschijnt er een pop-up met mogelijke koppelingen. Hierbij kun je de gevonden koppeling goed- danwel afkeuren.
Indien je achteraf nog een herkenningsregel hebt toegevoegd, of als je de mutaties handmatig hebt ingevoerd, kun je doormiddel van het logo in het filterscherm de herkenning handmatig starten. Deze wordt dan toegepast op de regels die op dat moment zichtbaar zijn. Indien je een filter hebt toegepast, worden dus niet alle regels meegenomen.

Wijzigen mutatie

Nadat alle mutaties in het overzicht staan, kan deze nog worden gewijzigd. Hiervoor selecteer je de mutatie, waarna je links het scherm de details ziet.

Hier kun je vervolgens de gegevens aanpassen en door middel van de diskette opslaan.
Indien je bij rubriek kiest voor 'Debiteuren' of 'Crediteuren' zal er automatisch een scherm openen met de openstaande posten. Je selecteerd vervolgens de debiteur/crediteur en vervolgens de betreffende factuur. Indien er meerdere facturen tegelijk betaald zijn, kun je alle facturen in 1 keer selecteren. Het programma zal de mutatie automatisch splitsen over de verschillende rekeningen.

Nadat je een mutatie geselecteerd hebt, kun je ook een bestand toevoegen aan deze mutatie. Hiervoor sleep je het bestand in het detail scherm. Na het toevoegen verschijnt het icoon met 2 a4'tjes onder het id, hetgeen laat zien dat de mutatie een gekoppeld bestand heeft. Als je op dit icoon klikt zal het document openen in een pop-up.

Via 'Mutaties' > 'Invoeren' > 'Kas' kunnen de kasmutaties worden ingevoerd. Onderstaand scherm zal worden geopend.

Door middel van de groene onder de datum kun je een nieuwe regel toevoegen. Het icoon kopiert de geselecteerde regel.

Na het selecteren van een mutatie, zie je aan de linkerkant van het scherm de details van deze mutatie. Hier kun je deze ook wijzigen. Daarnaast kan een bestand worden toegevoegd aan de mutatie. iervoor sleep je het bestand in het detail scherm. Na het toevoegen verschijnt het icoon met 2 a4'tjes onder het id, hetgeen laat zien dat de mutatie een gekoppeld bestand heeft. Als je op dit icoon klikt zal het document openen in een pop-up.

Via 'Mutaties' > 'Invoeren' > 'Inkoop' kun je een ontvangen verkoop factuur inboeken.

Facturen die op deze wijze geboekt worden, krijgen automatisch als tegenrekening 'Crediteuren'. Dit wil zeggen dat je enkel de rubriek hoeft te selecteren, en het boekhoudprogramma ervoor zorgt dat de mutatie volledig wordt ingevoerd. Na het inboeken wordt de betreffende factuur zichtbaar op de openstaande postenlijst (crediteuren) en zal de factuur worden toegevoegd aan de historie van de betreffende leverancier.

Allereerst dienen de algemene factuurgegevens invoerd te worden. Dit zijn de factuurdatun, het factuurnumnmer en eventueel een kenmerk. Ook moet je een leverancier selecteren. Als de leverancier niet in de lijst staat, kun je deze doormiddel van de onder de selectielijst toevoegen. Je hoeft voor een leverancier enkel de naam en betaaltermijn in te geven.
Daarnaast kun je een betand toevoegen. Dit kan door op de onder de bestanden lijst te klikken, of door het bestand in deze lijst te slepen.

Nadat de algemene gegevens gevuld zijn kun je starten met het toevoegen van regels. Er is geen limiet aan het aantal regels dat per factuur toegevoegd kan worden. Voor het toevoegen van een regel vul je de omschrijving, het bedrag en de rubriek. Controleer vervolgens het btw bedrag en pas dit zo nodig aan. De regel wordt opgeslagen door op te klikken, onder de rekenmachine.
Indien je meerdere regels moet toevoegen, klik je vervolgens op (onder het btw bedrag). In de tabel rechts verschijnt een nieuwe regel, waarvan je de gegevens weer kunt wijzen. Ter controle staat het totaal bedrag van de mutaties links onder de tabel.

Indien een factuur al per kas betaald is, kun je een vinkje in het vak voor 'Per kas betaald' zetten. In dat geval zal ook de kasmutatie meteen geboekt worden.

Nadat alle regels zijn toegevoegd, kun je de factuur definitief boeken door op het icoon rechtsbeneden te klikken. Er verschijnt dan een melding met het id van de betreffende boeking. We raden aan dit id op de factuur te schrijven indien je een hard-copy factuur wilt bewaren.

Als je de factuur via een ander programma dan ZO Boekhouden maakt, kun je de verzonden facturen inboeken via 'Mutaties' > 'Invoeren' > 'Verkoop'.

Het formulier dat verschijnt ziet er ongeveer hetzelfde uit als het formulier voor het inboeken van inkoop facturen. Het formulier bestaat uit 3 delen: De algemene gegevens, het invoerveld van factuurregels en het overzicht van de ingevoerde regels.

In de algemene factuurdata, vul je de factuurdatum en het factuurnummer. Hier kan ook een eventueel kenmerk vermeld worden. Vervolgens selecteer je de klant, of, als een klant nog niet in de lijst staat, voeg je de klant toe. Onder het klant selectie scherm, kun je het document van de factuur toevoegen.

Nadat de algemene gegevens gevuld zijn, kun je starten met het toevoegen van de factuurregels. Hiervoor vul je een omschrijving, bedrag en rubriek in, waarna hij automatisch de juist btw rubriek en het btw bedrag invult. Deze gegevens moet je wel nog controleren. Als de regel klopt, klik je op om de regel op te slaan.

Indien er meerdere regels zijn kun je vervolgens op klikken om een nieuwe regel toe te voegen. Ook voor deze (en volgende) regel van je een omschrijving, bedrag en rubriek in, waarna je de regel met opslaat.

Indien een factuur al per kas betaald is, kun je een vinkje in het vak voor 'Per kas betaald' zetten. In dat geval zal ook de kasmutatie meteen geboekt worden.

Nadat alle regels zijn toegevoegd, kun je de factuur definitief boeken door op het icoon rechtsbeneden te klikken. Er verschijnt dan een melding met het id van de betreffende boeking. We raden aan dit id op de factuur te schrijven indien je een hard-copy factuur wilt bewaren.

Aangezien er een verschil is tussen kosten en uitgaven, en omzet en inkomsten, zijn er in een boekhouding journaalposten nodig. De meest bekende zijn de afschrijving. In jaar 1 heb je de uitgaven, de kosten worden echter over 5 of meer jaar verdeeld. Journaalposten boek je via 'Mutaties' > 'Invoeren' > 'Journaal'.

Links boven in het scherm zie je de datums waar de journaalposten betrekking op hebben. Daaronder zie je een veld met reeds gemaakte journaalposten. Hier weer onder staan de details van een regel, met rechts daarvan een overzicht van alle regels in een journaalpost.

Om een nieuwe journaalpost toe te voegen, klik je op naast het overzicht van de journaalposten. Er verschijnt een pop-up waarbij je moet aangeven wat de omschrijving van de journaalpost is. Nadat je deze hebt ingevoerd, krijg je ook nog de vraag op welke datum deze journaalpost geboekt moet worden.

Nadat de journaalpost is toegevoegd, kun je in het overzicht rechts de regel selecteren die je wilt wijzigen. Na selectie, worden de details links in het scherm zichtbaar. Je kunt hier de gegevens aanpassen, waarna je ze opslaat door op te klikken. Na elke boeking zal het restsaldo automatisch op de volgende regel verschijnen, tenzij je het vinkje voor 'Automatisch salderen' uitschakeld.

Naast het overzicht van journaalposten zie je ook staan. Door hierop te klikken kopieer je de geselecteerde journaalpost. Alle mutaties worden hierdoor overgenomen, je hoeft alleen een nieuwe naam en datum in te voeren.

Via de knop 'leveranciers' in de menubalk, kom je in het overzicht met alle leveranciers.

Zodra je hier een leverancier selecteerd, zie je de eerder ingevoerde gegevens van de leverancier, zoals naam, IBAN en betaaltermijn. Deze gegevens kunnen gewijzigd worden, waarna je ze opslaat door op te klikken.

Een tabblad verder krijg je een overzicht van alle facturen die je van de betreffende leverancier gekregen hebt. Je kunt een factuur selecteren waarna je de details van de betreffende factuur ziet en, als je bij het boeken een bestand hebt toegevoegd, ook dit bestand zichtbaar wordt.

Je kunt vervolgens de factuur wijzigen, verwijderen of een extra bestand aan de factuur toevoegen.

Door het inboeken van inkoopfacturen, worden facturen op de crediteurenlijst geplaatst. Je vindt deze lijst via het menu item 'crediteuren'.

Aan de linkerkant van het scherm staat de lijst met alle leveranciers waar een bedrag open staat, inclusief het betreffende bedrag. Zodra je een leverancier selecteerd, worden de facturen zichtbaar waaruit dit bedrag bestaat. Ook is te zien op welke datum een laatste boeking op de betreffende factuur is gedaan. Als er nog geen betaling gedaan is, zal dit de factuurdatum zijn.

De crediteurenlijst kun je eenvoudig uitdraaien naar pdf door op het icoon te klikken. Ook kun je de lijst naar Excel exporteren via .

Door het inboeken van verkoopfacturen, danwel het aanmaken van facturen via de software, worden facturen op de debiteurenlijst geplaatst. Je vindt deze lijst via het menu item 'debiteuren'.

Aan de linkerkant van het scherm staat de lijst met alle opdrachtgevers/klanten waar een bedrag open staat, inclusief het betreffende bedrag. Zodra je een opdrachtgever/klant selecteerd, worden de facturen zichtbaar waaruit dit bedrag bestaat. Ook is te zien op welke datum een laatste boeking op de betreffende factuur is gedaan. Als er nog geen betaling gedaan is, zal dit de factuurdatum zijn.

De debiteurenlijst kun je eenvoudig uitdraaien naar pdf door op het icoon te klikken. Ook kun je de lijst naar Excel exporteren via .

Indien de betaling na vervaldatum uitblijft, kun je vanuit de software eenvoudig een herinnering sturen. Het samenstellen van de herinnering hebben we in samenwerking met Agin Otten Gerechtsdeurwaarders te Heerlen gedaan, zodat de brief aan de wettelijke eisen voldoet. Om een aanmaning te sturen, selecteer je de betreffende klant waarna je op het icoon van het handje met het euro-teken klikt. Vervolgens verschijnt onderstaande pop-up met een lijst van facturen die voor de betreffende klant nog open staan.

Uit deze lijst kun je de facturen selecteren waar je een herinnering voor wilt sturen, waarna automatisch de brief wordt samengesteld. Indien het e-mail adres van jou en je klant beschikbaar is, vershijnt er ook een pop-up met de vraag of de factuur per mail verzonden moet worden.

Als je bent aangemeld bij Mollie, en de klant heeft een incasso machtiging afgegeven, kun je vanuit het debiteurenscherm ook een bedrag ter incasso aanbieden. Dit komt met name voor als een klant na het verzenden van de factuur een machtiging afgeeft of als een incasso storneert is. In deze gevallen klik je op het SEPA logo boven in het debiteuren scherm. Dit logo is alleen zichtbaar als er een incasso machtiging is. Vervoglens kan het bedrag dat geincasseerd moet worden ingevoerd worden en kan de incassodatum worden ingevoerd.

Als alle mutaties zijn ingeboekt, staat ook de btw-aangifte klaar. Hiervoor klik je op 'BTW Aangifte' in de menubalk, waarna onderstaand scherm verschijnt.

De genoemde rubrieken komen exact overeen met de aangifte volgens het ondernemersportaal bij de Belastingdienst, waardoor deze 1 op 1 kan worden overgenomen.

In de windows applicatie kun je facturen maken door in de menu balk op verkoopfactuur te klikken. Je krijgt dan onderstaand scherm:

Links boven in dit scherm kan de factuurdatum, het factuurnummer, eventueel een referentie en de klant worden ingevoerd. Mocht een klant er nog niet tussen staan, kun je deze toevoegen door op de naast het factuuradresveld te klikken. Nadat een klant geslecteerd is, kun je het adres en e-mailadres nog aanpassen.

Nadat de klant geselecteerd is, kun je regels aan de factuur toevoegen. Hiervoor vul je de omschrijving, het aantal en bedrag in, gevolgd door de rubriek. Ook hier wordt de btw rubriek automatisch geselecteerd en het totaalbedrag berekend. Standaard dienen de bedrag exclusief omzetbelasting ingevoerd te worden. Om dit te wijzigen klik je rechts boven bij de opties op 'Inclusief BTW'.

Nadat je alle gegevens hebt ingevoerd, klik je op de achter de regel, waarna deze in het overzicht verschijnt. De regels kan nog gewijzigd worden door deze te selecteren en door middel van het aanpassen van de velden links onder in het scherm, aan te passen en op te slaan.

Het is ook mogelijk om een lege regel toe te voegen. Hiervoor klik je op het icoon naast de . Indien er als aantal of bedrag 0 wordt ingevoerd, wordt er voor deze regel geen bedrag getoont op de factuur. Enkel de omschrijving wordt dan overgenomen.

Als je klanten heb die gebruik maken van abonnementen kan de factuur periodiek automatisch verzonden worden. Je hebt hierbij de keuze uit 'Wekelijks', '4-Wekelijks', 'Maandelijks','Kwartaal' en 'Jaarlijks'. Dit is aan te passen aan de linker kant van het scherm, bij de algemene factuur gegevens.

Als je kiest voor een periodieke factuur, kun je ook aangeven wanneer de factuur voor het eerst verzonden moet worden. Iedere ochtend controleerd de software welke facturen verzonden moeten worden, waarna ze automatisch aangemaakt worden.

Als je erachter komt dat er een foute factuur is verzonden, kun je deze via de software crediteren. Hiervoor selecteer je bij de opties 'creditnota'. De bedragen moeten bij het maken van een creditfactuur worden ingevuld alsof het een normale factuur is. De software maakt hem zelf negatief. Bij het maken van een creditnota, komt er bij het aanmaken een pop-up met de vraag welke factuur gecrediteerd moet worden. Dit factuurnummer wordt vermeld op de factuur conform de fiscale wetgeving. Ook wordt de verkoop automatisch tegengeboekt op de originele factuur.

Offertes worden op dezelfde manier als een normale factuur gemaakt. Om te voorkomen dat de factuur in de mutaties verschijnt, selecteer je de optie 'Offerte' in het optie menu. Hierdoor komt de tekst 'Offerte' op de factuur te staan en wordt in het bericht dat aan de klant gestuurd wordt de tekst "factuur" gewijzigd in "offerte". Vanuit het klant menu kan later de offerte eenvoudig omgezet worden naar een factuur.

Nadat je een factuur voorbereid hebt, kun je deze als template opslaan. Hiervoor klik je op achter de keuzelijst onder opties. Je kunt vervolgens aangeven onder welke naam je de template wilt opslaan.

ZO Boekhouden is voor het samenstellen van jaarrekeningen een samenwerking aangegaan met Boekhouden in Excel. Hierdoor kun je via de button 'Export' > 'Jaarrekening' eenvoudig een jaarrekeing samenstellen vanuit de administratie. Na de export, opent de jaarrekening in Excel waar je zo nodig nog wijzigingen kunt aanbrengen.

De kosten voor een jaarrekening bedragen EUR 15,-. Dit bedrag is per boekjaar verschuldigd. Indien je later de export opnieuw start, worden er niet opnieuw kosten in rekening gebracht.